Preguntas frecuentes
Resuelve tus dudas antes de empezar.
Conoce cómo funciona Expenses, qué documentos puedes administrar y qué necesita tu equipo para comenzar.
Centro de ayuda
Información clara para avanzar
Si tu pregunta no aparece aquí, escríbenos y te ayudaremos a identificar la mejor forma de usar Expenses.
Uso del sistema
Lo esencial para comenzar.
¿Qué tipo de gastos puedo registrar?
Puedes capturar facturas nacionales y extranjeras, anticipos, viáticos, reembolsos y comprobantes de pago, todo desde un mismo sistema.
¿Qué documentos puedo cargar?
Facturas en XML y PDF, imágenes de tickets o comprobantes en JPG o PNG, además de contratos, recibos y archivos de respaldo administrativo. Los documentos quedan asociados al gasto, viático, anticipo o reembolso.
¿Puedo usar Expenses desde mi celular?
Expenses funciona desde un navegador web. Puedes consultar y autorizar desde distintos dispositivos, aunque para una operación amplia recomendamos trabajar desde una computadora o laptop.
¿Puedo visualizar los documentos durante el proceso?
Sí. Una vez cargados, puedes consultar los documentos asociados mientras el gasto se revisa, autoriza y prepara para pago.
¿Puedo generar información para hacer depósitos o pagos?
Sí. Expenses permite generar archivos con la información detallada de pagos a realizar, por ejemplo para facturas, reembolsos, viáticos o anticipos.
Control y permisos
Cada persona ve lo que necesita para cumplir su función.
¿Cómo se administran los usuarios y permisos?
Puedes crear usuarios con diferentes niveles de acceso y asignar permisos según su función: captura, revisión, aprobación, consulta de reportes o administración.
¿Cuántos usuarios pueden conectarse?
La cantidad de usuarios depende del plan contratado. Cada persona accede con sus propias credenciales y las acciones relevantes quedan registradas en el log de actividad.
¿Puedo administrar proveedores?
Sí. Puedes registrar datos fiscales y de contacto, relacionar facturas y pagos, consultar el historial de operaciones y filtrar reportes por proveedor o RFC.
¿Las acciones quedan registradas?
Sí. El historial permite saber quién cargó o modificó un documento, quién aprobó o rechazó un gasto y qué cambios se realizaron en configuraciones o catálogos.
Seguridad y operación
Una plataforma web para trabajar con información ordenada.
¿Necesito instalar algún software?
No. Expenses es una aplicación web; sólo necesitas un navegador actualizado y conexión a internet.
¿Dónde se almacenan los documentos?
Los documentos se resguardan en la nube con medidas de protección para la información en tránsito y en reposo, además de controles de disponibilidad y respaldo.
¿Quién se encarga del mantenimiento?
El equipo de Fractal System mantiene la infraestructura, la base de datos y el software web para que tu empresa no tenga que administrar actualizaciones técnicas.
¿Puedo solicitar una factura?
Sí. Puedes solicitar la factura correspondiente a los pagos realizados proporcionando los datos fiscales necesarios para su emisión.
¿Tienes otra pregunta?
Cuéntanos qué necesitas organizar.
Te ayudaremos a identificar cómo puede utilizarse Expenses en tu empresa.
